Forfatter: Lars Nellemann

Teams som platform for kursister

Views: 6466

Dette site er for dig som kursist – og har en underviser, der bruger Microsoft Teams (Pr. januar 2024 kaldes den “Microsoft New Teams” – mens vi blot benævner den ”Teams” i dette dokument) som platform for formidling af undervisning, afholdelse af møder osv.

Nedenfor findes en række links, som kan hjælpe dig til at komme i gang med at bruge Teams samt den mail, du har fået som kursist på DMJX. Vi beder dig om at gå igennem nedenstående, så du inden første kursusgang (en række kurser har opgaver/arbejde inden første kursusgang), kan logge ind i Teams samt modtage mail.

Da man som kursist kommer med en computer, som ikke ejes af DMJX, er vi nødt til at tage højde for det. Derfor vil der være vejledninger til en række situationer. Du skal vælge de(n) situation(er), som passer til dit behov – dog in mente, at du skal kunne tilgå Teams samt din DMJX-mail gennem hele kursusperioden.

Kode og brugernavn

Du har fået en mail fra skolen, hvori dit brugernavn står.

Inden du kan bruge IT-systemerne på DMJX, skal du igennem de to trin nedenfor:

  1. Opret dit eget password – det gør du ved at besøge selvbetjeningsportalen https://password.dmjx.dk Her kan du logger ind med MitID. Du kan se mere om at ændre kode – Se mere her >>
  2. Når du har lavet dit password, skal du sætte to-faktorgodkendelse op – inden du begynder på andre ting med dit DMJX-login. Du kan se hvordan via dette link: Klik her >>

Når du har lavet password og sat to-faktorgodkendelse op, kan du tilgå dine digitale portaler på DMJX.

Installere og/eller logge på Teams

Nedenfor finder du en række links – du skal ikke bruge dem alle – men blot vælge den/dem, som passer til dig. Det vigtige er, at inden du går til næste overskrift, skal du være logget ind i Teams.

Hvis du allerede har og bruger Teams via den installerede klient (eks. på dit arbejde), anbefaler vi, at du kigger under første punkt, da du så nemt kan logge ind. Hvis du ikke har Teams i forvejen, kan du bruge punkt nr. 2 el. 3 el. 4.

  1. For dig, som har installeret Teams på din computer, og mangler at logge på – Se mere her >>
  2. For dig, som vil installere Teams på din computer – Se mere her >> – og du kan hente Teams appen – klik her >>
  3. For dig, som ikke ønsker at installere Teams, men vil logge på via web-løsningen – Se mere her >>
    • Nogle har problemer med at logge på via browser, da de også har Microsoft 365 (som Teams er en del af) på deres arbejde. Her anbefaler vi, at man bruger en anden browser (end den man bruger på sit arbejde) eller skifter mellem sine to konti. Vi har lavet en video om dette – Se mere her >>
  4. For dig, der ønsker at få Teams på din telefon:
    • Du kan installere Teams som App på din telefon. Gå til din Play Store (Android) eller App Store (iPhone) og søg efter Microsoft Teams. Når du har installeret Teams, kan du bruge den ligesom du gør på din computer – dog med nogle få ændringer, da den er tilpasset din telefon. I forhold til at logge ind, bruger du din DMJX-mail samt det password du har lavet på https://password.dmjx.dk

Personlige indstillinger i Teams

Under dette punkt, viser vi, hvordan du kan lave personlige indstillinger i Teams i forhold til at få notifikationer fra dine Teams. Dermed skal du være logget på Teams, før det giver mening. Se mere her >>

Gennemgang af Teams

Nedenfor finder du en meget hurtig gennemgang af den grundlæggende opbygning af Teams. Denne gennemgang er kun tænkt ud fra dit kursus og dermed på ingen måde dybdegående i forhold til programmet Teams. Se mere her >>

Koble op mod din DMJX-mail

Når vi kommunikerer med dig, vil det foregå over Teams eller mail. Og grundet GDPR, vil vi altid bruge din DMJX-mail. Hvis der kommer notifikationer fra Teams, vil denne notifikation bliver sendt videre til din DMJX-mail. Det er ikke muligt at bruge sin private/arbejdsmail. Vi anbefaler, at du kigger i din DMJX-mail minimum én gang i døgnet.

  • Se din DMJX-mail på vores webløsning på http://mail.dmjx.dk – Se mere her >>
  • Installere din DMJX-mail ind i din telefon:
  •  Installere din DMJX-mail ind i Outlook (hvis du har en sådan i forvejen):

Projektarbejde med Teams som værktøj

I denne video kan du se, hvordan man kan bruge Teams som et værktøj til projektarbejde. Vi ser på:
  • Filer (opret/upload)
  • Samskrivning
  • Åbne filer på forskellige måder
  • Oprette online møder (kanalmøder og kalendermøder)
  • Chat

Se videoen – Se mere her >>

Online møde i Teams

Teams giver mulighed for at holde online møder/undervisning/vejledning. Helt generelt findes der to typer af møder:

  • Kalendermøder – som er indkald via eks. en Office 365 kalender
  • Kanalmøder – som er møder, der ligger direkte i en kanal.

Underviserne på kurser vil bestræbe sig på, at lave møder, som findes i en kanal. Det giver muligheden for, at alle kanaldeltagere, kan finde optagelserne senere.

Nedenfor viser vi en række muligheder med møder.

  • Sådan deltager du i et kanalmøde og ser/genser optagelser – Se mere her >>
  • Sådan laver du selv et kanalmøde – Se mere her >>
  • Sådan kan du lave en chat/videochat med én eller flere andre – Se mere her >>
  • Giv tilladelse til brug af kamera og mikrofon.
    • Denne vejledning gælder Mac brugere med OSX-version Catalina eller senere – og kun, hvis du har installeret Teams klienten. Andre brugere vil typisk få en boks frem, hvor de skal trykke OK for at tillade kamera og mikrofon – Se mere her >>

Vil du vide mere?

På DMJX bruger vi Teams i vores dagligdag som internt arbejdsredskab medarbejdere imellem. Derfor findes der en række videoer, som er lavet med henblik på medarbejderne. Disse videoer er du som kursist også velkommen til at se – men husk – de er ikke målrettet dit kursus.

Ekstern underviser

Views: 75717

Guide til eksterne undervisere

I nedenstående, finder du informationer om en række praktiske og undervisningsmæssige forhold på DMJX.

Du skal tænke dette dokument, som vigtige informationer om det at være ekstern underviser på DMJX. Der er mange forhold, du skal forholde dig til, så vi anbefaler, at du starter med at læse hele dokumentet, for at danne dig et overblik.

Vi anbefaler, at du bruger mange af nedenstående links, da det er god hjælp at hente her. Desuden kan du vende tilbage til dokumentet gennem din tid som ekstern underviser på DMJX. Og husk – spørg endelig din koordinator, hvis du er i tvivl om noget.

Velkommen til DMJX.

Indholdsfortegnelse

Praktik – om IT og ”Building and Facility”

Læringssti om IT

Brugernavn og kode

Wi-fi

Mail

Office programmer

Print, kopi og scan

AV

IT hjælp

Nøgler og kort

Gæstelærerkontor

Campus Arhus

Campus København

Generel info om planlægning af undervisning

GDPR

Fagbeskrivelser

Kalender

Booking af lokaler

Fravær

Kommunikation med studerende

Mail:

Itslearning:

Onedrive:

Eksamen

Evaluering

Gruppedannelse

Læringsplatform – Itslearning

Kalenderen i Itslearning

Rum til dit fag – og dermed din undervisning

Studieinfo rum

Online undervisning

Praktik – om IT og ”Building and Facility”

I dette afsnit kan du læse om mange af de praktiske funktioner der skal til, for at have adgang og kunne bruge faciliteter på DMJX.

Læringssti om IT

Der er meget hjælp at hente ang. brug af IT-systemer på DMJX – derfor har vi lavet en læringssti, så du kan lave selvstudie om dette.

For at du kan finde læringsstien, skal du logge ind på itslearning.dmjx.dk, vælge menupunktet Hjælp – hvorefter der i venstre side være et link til en læringssti som omhandler brug af IT på DMJX.

Vi skriver dog en række ting nedenfor om IT, som du kan se på før, du tager læringsstien.

Tilbage til indholdsfortegnelsen >>

Brugernavn og kode

Du får tilsendt brugernavn til din private mail.

Inden du kan bruge IT-systemerne på DMJX, skal du igennem de to trin nedenfor:

  1. Opret dit eget password – det gør du ved at besøge selvbetjeningsportalen https://password.dmjx.dk. Her kan du logger ind med MitID
  2. Når du har lavet dit password, skal du sætte to-faktorgodkendelse op – inden du begynder på andre ting med dit DMJX-login. Du kan se hvordan via dette link: https://faq.dmjx.dk/index.php/dwkb/to-faktor-godkendelse-mfa-paa-dmjx/

Når du har lavet password og sat to-faktorgodkendelse op, kan du tilgå dine digitale portaler. Læs mere om dem nedenfor.

Tilbage til indholdsfortegnelsen >>

Wi-fi

Log på netværket ”DMJX”. Du logger på med dit brugernavn (ikke mail) og kode.

Tilbage til indholdsfortegnelsen >>

Mail

Din mailadresse er lavet ud fra dit brugernavn og er derfor: brugernavn@dmjx.dk

Du kan altid logge ind på din mail på: mail.dmjx.dk – hvor du bruger mailadresse samt kode.

Hvis du vil installere den på din computer/telefon i et eksisterende mailprogram, kan du heldigvis det. Der er forskel hvilket mailprogram du bruger. Vi har lavet vejledning til Outlook/iPhone/Android – dem kan du finde her:

I forhold til din DMJX-mail, så er vores systemer sat op på en sådan måde, at du kan kommunikere med de studerende på en sikker måde, når du bruger din DMJX-mail. Det betyder, at mail sendes sikkert, så længe det er mellem to DMJX-brugere. Derfor skal du bruge din DMJX-mail til kommunikation med de studerende. Desuden vil notifikationer/beskeder fra vores læringsplatform kun kunne sendes til din DMJX-mail (det skal du selv sætte op – mere om det senere).

Din DMJX-mail kan også integreres i Itslearning, hvilket er smart, da du så kan sende direkte til dine studerende på dit hold. Det bliver dermed nemmere at finde netop dine studerende blandt flere tusinde brugere.

Helt generelt forventer vi, at du tjekker din DMJX mail, når du er underviser på DMJX. Din DMJX mailadresse er den eneste de studerende kan finde i systemerne – foruden det er den eneste adresse, hvor vi sikrer, at vi kan overholde sikkerhedskravene til brug af mail.

Tilbage til indholdsfortegnelsen >>

Office programmer

Du har fået adgang til en række Office programmer fra Microsoft. Vi giver som udgangspunkt adgang til Mail (Outlook), Teams, Office Online (altså eks. Word, Excel, PowerPoint, Outlook i Skyen) samt studietube.dk

Tilbage til indholdsfortegnelsen >>

Print, kopi og scan

Hvis du har brug for at printe, kan du se vejledningen via dette link: https://faq.dmjx.dk/index.php/dwkb/print-webprint-og-scan-dk-ansat-studerende/

Tilbage til indholdsfortegnelsen >>

AV

På skolen har vi installeret projektorer eller skærme i alle undervisningslokaler. Du kan koble din egen computer til vores udstyr.

Generelt opfordrer vi til, at du altid tjekker dit udstyr op mod vores AV-løsning inden din undervisning begynder. Kontakt gerne din koordinator, så du er sikkert på, at det virker.

Generelt kan i modtage billede/lyd fra følgende udgange:.

  • HDMI
  • USB-C
  • Thunderbolt 2 (udgang fra den ”gamle” Macbook Air)

Hvis du har andre udgange på din computer/device, skal du selv have en omformer med, som kan gå fra ”dit stik” til ”vores” HDMI.

Ang. lyd, så er der installeret højtalere ved alle projektorer/skærme, som får lyd gennem HDMI.

Tilbage til indholdsfortegnelsen >>

IT hjælp

Faq.dmjx.dk er stedet for selvhjælp. Her kan du søge, hvorefter du kan finde guide til rigtig mange IT tekniske spørgsmål.

Du kan selvfølgelig sende en mail til helpdesk@dmjx.dk, hvorefter vil forsøge at hjælpe dig.

Tilbage til indholdsfortegnelsen >>

Nøgler og kort

Kontakt Building and Facility. Her kan du få udlevet nøgle og/eller nøglekort.

Tilbage til indholdsfortegnelsen >>

Gæstelærerkontor

Campus Aarhus

Aftal med din koordinator.

Campus København

Aftal med din koordinator.

 

Tilbage til indholdsfortegnelsen >>

Generel info om planlægning af undervisning

Helt generelt har nogle eksterne undervisere ansvar for hele undervisningen, mens andre har en koordinator tilknyttet. Tal med din koordinator om dit ansvar i forhold til undervisningen.

GDPR

Husk at vi på DMJX skal overholde GDPR lovgivningen. Dette gælder selvfølgelig både i forbindelse med undervisning og kommunikation med andre – ja helt generelt i forhold til at indsamle og opbevare data (alt lige fra mail, dokumenter, afleveringer, dataindsamlinger, opbevaring, udveksling osv.)

Tal derfor med din koordinator, hvis du er i tvivl. Så kan I sammen finde svar på GDPR-spørgsmål.

Tilbage til indholdsfortegnelsen >>

Fagbeskrivelser

Fagbeskrivelse skal være klar før semesterstart på Itslearning. Spørg din koordinator ang. tidsfrister og ansvar.

Tjek, at pensum overholder Copydans regler om kopiering (højst 20% af en bog og altid max. 30 sider)

Tilbage til indholdsfortegnelsen >>

Kalender

14 dage før semesterstart, skal de studerende kunne finde mødetider for hele semestret.

Dermed skal du som underviser have skrevet dem ind i kalenderen på Itslearning inden da.

Se mere om at oprette kalenderen i Itslearning senere her i dokumentet.

Tilbage til indholdsfortegnelsen >>

Booking af lokaler

Foregår forskelligt i København og Aarhus. Hør derfor din koordinator om hvordan det foregår.

Tilbage til indholdsfortegnelsen >>

Fravær

Itslearning giver mulighed for at registrere fremmøde. Her kan du som underviser registrere fravær eller du kan lade de studerende registrere sig selv.

Undersøg med koordinatoren om/hvordan du skal registrere fravær på dit undervisningsforløb.

Du kan se mere om fraværsregistrering i Itslearning på nedenstående link. Se dog først disse videoer, når du har sat dig ind i Itslearning.

Hvis en studerende har højt fravær (eller slet ikke møder op) skal du kontakte koordinatoren eller uddannelseschefen.

Tilbage til indholdsfortegnelsen >>

Kommunikation med studerende

Når vi har skriftlig kommunikation med de studerende, bruger vi to systemer. Mail og Itslearning. Hvis vi samskriver i dokumenter, gør vi det gennem Onedrive/Teams, da det er en del af Microsoft Office 365.

Tilbage til indholdsfortegnelsen >>

Mail:

Vi bruger kun vores personlige @dmjx-mail samt de studerendes @dmjx.dk mail, når vi kommunikerer over mail. Hermed sikrer vi, at vi leverer ”sikker post” og dermed overholder GDPR, hvis der sendes følsomme oplysninger. Du må dermed ikke sende fra egen ”private” e-mail og heller ikke til en studerens private e-mail.

Alle på DMJX er oprettet, så man kan søge studerende frem via Outlook (klient og/eller web). Desuden er der oprettet maillister på alle hold – samt en række andre grupper.

Du kan også sende en mail til de studerende (via din DMJX-mail) direkte fra Itslearning: Se mere her.

Tilbage til indholdsfortegnelsen >>

Itslearning:

I Itslearning er der 3 måder at kommunikere med de studerende på:

  • Beskeder – direkte fra Itslearning: Bruges kun af undervisere til studerende – og kun til Haster og Vigtigt! Eks. aflysning pga. sygdom eller lokale skift ”her og nu”.
  • Opslag – på rummets forside: Opslag som alle medlemmer af et rum kan se. Der kan som standard kommenteres på et opslag. Bruges typisk til kommunikation til et helt hold – uden det er en hastesag.
  • DMJX Dashboard – styres af kommunikationsafdelingen: Her kan laves opslag, som alle kan se. Det kun kommunikationsafdelingen, der har adgang til at skrive her.

Du kan sætte din profil i Itslearning op til, at få notifikationer via din e-mailadresse, hvis der kommer noget via Beskeder, Opslag eller DMJX Dashboard.

  • Det gør du under: Profilbillede -> Indstillinger -> ”Beskeder” + ”Beskeder via e-mail”

Tilbage til indholdsfortegnelsen >>

Onedrive:

Du kan se mere om deling og samskrivning i filer her:

Tilbage til indholdsfortegnelsen >>

Eksamen

Aftal WISEflow med studieadministrationen

  • Aftal opsætning, eksamenstype, dato for aflevering, eksamensdato og frigivelse af bedømmelse i WISEflow med studieadministrationen og koordinator inden semesterstart.
  • Opgaveformuleringen skal være klar og sendt som pdf-fil/aktivitetsnr. fra WISEflow til studieadministration senest 3 hverdage før eksamen. Men lav gerne aftale med studieadministrationen i god tid før.
  • Ved ekstern censur skal underviser / koordinator kontakte censorerne i forbindelse med bedømmelsen.
  • Informér studieadministrationen om behov for bookning af lokaler, eksamensvagter, bordopstilling.
  • Forbered opgaver og dato for syge- og reeksamen.

Tilbage til indholdsfortegnelsen >>

Evaluering

  • Aftal udsendelse med studieadministrationen ved semesterstart.
  • Tag stilling til, om der skal stilles supplerende spørgsmål til grundmodellen.
    • Aftal i givet fald med studieadministrationen, hvornår de skal være klar.
  • Få Surveyxact-rapport fra studieadministrationen.
  • Udfyld sammenskrivningsskema.
  • Sammenskrivningen uploades i Itslearning sammen med rapporten senest 14 dage efter forløbets afslutning/bedømmelsen er afgivet. Læg sammenskrivningen ind som en plan i Itslearning. Lav herefter et nyt opslag under fanen ”Oversigt” og vedhæft selve Surveyxact-rapporten.
  • Surveyxact-rapport og sammenskrivningsskema skal uploades i Teams. Spørg din koordinator, om det er din opgave.
  • Afsæt tid til evaluering i klassen på sidste undervisningsdag, eller den første dag i det næste forløb (efter aftale med den ansvarlige for det næste forløb). En underviser skal være til stede i klassen når undervisningen evalueres, for at informere om processen og foretage en mundtlig evaluering med holdet.

Tilbage til indholdsfortegnelsen >>

Gruppedannelse

På nogle uddannelser er der aftalt principper for gruppedannelse. Kontakt din koordinator for at høre om dette.

Tilbage til indholdsfortegnelsen >>

Læringsplatform – Itslearning

På DMJX bruger vi læringsplatformen Itslearning. Du finder den på itslearning.dmjx.dk.

Vi giver mulighed for at få oplæring i programmet (spørg din chef/koordinator, hvis du ønsker at få hjælp/undervisning i læringsplatformen) – ligesom du selv kan tilgå en læringssti, som vil lede dig igennem en række øvelser.

For at finde læringsstien ang. Itslearning – så du kan lave selvstudie – skal du logge ind på itslearning.dmjx.dk – vælge menupunktet Hjælp (i toppen af skærmen) – herefter vil der i venstre side være et link til en læringssti som omhandler Itslearning.

Hvis du gennemgår læringsstien, vil du være godt klædt på til at bruge Itslearning på den måde, vi har besluttet her på DMJX.

Nedenfor beskriver vi mere om specifikke områder.

Kalenderen i Itslearning

Når du planlægger din undervisning, skal de studerende vide, hvornår de skal have undervisning ved dig. Det får de besked om i den kalender, som er integreret i Itslearning. Derfor opretter man også altid kalenderen/skemaet som det første – altså inden du indretter rum. Du kan se mere om kalenderen her:

Husk at 14 dage før semesterstart, skal de studerende kunne finde mødetiderne for hele semestret.

Dermed skal du som underviser have skrevet det ind i kalenderen på Itslearning inden da. De ting, du skal skrive ind er:

  • Når den studerende har undervisning og/eller skal møde (både fysisk på campus og online)
  • Den periode eksamen ligger i. I starten af semestret kender du kun en periode – senere kan du ændre det, så det bliver mere specifikt. Du skal dog ikke ændre det pr. studerende (eks. for mundtlige eksamen), men tænke det som et hold med eksamen over en periode.

Husk også, at en række uddannelser bruger dokumentet ”Vigtige datoer”. Tal med din koordinator om I bruger det.

Hvis du vil have skemaet vist i din egen Outlook kalender, kan du se denne video:

Tilbage til indholdsfortegnelsen >>

Rum til dit fag – og dermed din undervisning

Rummene i Itslearning er det helt centrale. Derfor beder vi dig om at indrette rum ud fra den beskrivelse, alle skal oprette efter. Du får en forklaring på, hvordan rum skal indrettes via nedenstående link.

Helt generelt går vi efter at ”alt starter og slutter i Itslearning”. Altså at den studerende finder link, opgaver, dokumenter, videokonferencemøder osv. inde i Itslearning.

  • Det centrale om rum, planer, emner og ressourcer: Klik her >>
  • Link til skr. Dokument om indretning af rum (linket kræver, at du er logget på Itslearning): Klik her >>

Tilbage til indholdsfortegnelsen >>

Studieinfo rum

På alle semestre er oprettet et rum, som starter med navnet ”Studieinfo…”. Dette rum administreres af studieadministrationen, men der kan – alt efter semester og uddannelse – ligger informationer til dig og de studerende. Orienter dig derfor i disse rum.

Hvis du har brug for at lægge materialer i studieinforum, skal du tale med den fra studieadministrationen, der administrerer rummet.

Tilbage til indholdsfortegnelsen >>

Online undervisning

På DMJX bruger vi Microsoft Teams til online undervisning

Du finder info om programmet her:

Tilbage til indholdsfortegnelsen >>

Teams – Projektværktøj med kanaler og filer (DK, Stud, Ansat)

Views: 19420

Her kan du få hjælp, hvis du vil bruge Teams som et projektværktøj.

Indholdsfortegnelse

Opret et team og indstil det

Kommunikér i teams

Fælles dokument

Eksterne samarbejdspartnere

Teams som app til din telefon

Gode råd – til dig, som vil oprette et team.

Opret et team og indstil det

Her kan du se en video om at oprette et team samt lave indstillinger for det. Du hører også om forskellige typer af team samt hvordan du inviterer medlemmer til at deltage i dit team.

Tilbage til indholdsfortegnelsen.

Kommunikér i teams

(grundlægende – mere specifikt i andre videoer)

Her kan du se mere om chat, videoopkald, skrive i kanaler, tagge personer, booke møder osv.

Tilbage til indholdsfortegnelsen.

Fælles dokument

Hvis du vil arbejde med andre om et fælles dokument i Teams, så se med her. Vi ser også på, hvordan du kan fastgøre det til en fane.

Tilbage til indholdsfortegnelsen.

Eksterne samarbejdspartnere

Se med her, hvis du vil se hvordan du inviterer eksterne samarbejdspartnere til at deltage i et team – og hvordan du kan lave nogle få indstillinger for dem. Desuden får du en liste over hvilke rettigheder de får som gæster.

Hvis du er inviteret som ekstern bruger, kan du se nedenstående video.

Tilbage til indholdsfortegnelsen.

Teams som app til din telefon

Du kan installere Teams som App på din telefon. Gå din din Play Store (Android) eller App Store (iPhone) og søg efter Microsoft Teams.

Når du har installeret Teams, kan du bruge den ligesom du gør på din computer – dog med nogle få ændringer, da den er tilpasset din telefon.

Du kan se en video nedenfor, som fortæller om brugen og mulighederne.

Tilbage til indholdsfortegnelsen.

Gode råd – til dig, som vil oprette et team

Nedenfor har vi linket til et dokument, men en række gode råd til dig, som skal oprette et team. Det er ikke en manual – men en række gode råd, som vi mener er fornuftige at stille sig inden man opretter et team.

Klik her for at downloade hjælpeguiden >>

Tilbage til indholdsfortegnelsen.

Teams – Online møder (Møder, Webinar, Town Hall) (DK, Stud, Ansat)

Views: 31411

Teams online møder (Møder, Webinarer, Town Hall)

Nedenfor skriver i om online videokonferencer med Teams. Der findes en række måder at lave en videokonference på. Det mest normale er et møde – derfor behandler vi det først. Dog kan man også lave webinarer og Town Halls. Men mere om det nedenfor.

Indholdsfortegnelse


Typer af møder

Hvornår oprette et møde?

Hvornår oprette et Webinar?

Hvornår oprette en Town hall (Dansk = Forsamling)?

Generelt om chat og opkald

Opret Teams møde

Opret et Teams-møde i din kalender

Når mødet afholdes – mødearrangør

Når mødet afholdes – deltager

Deling af skærm og lyd

Private Rum (Breakeout Rooms)

Private Rum (Breakeout Rooms) – Pre-assignment af deltagere

Optage, transskribere og dele videooptagelser fra Teams

Opret Teams webinar

Opret Teams Town Hall (DK: Forsamling)

Typer af møder

Hvornår oprette et møde?

Møde er det du typisk vil lave, når du har brug for at alle deltagerne kan interagere med hinanden. Altså den type videokonference vi laver i 99% af tilfældene.

Du kan invitere eksterne personer ind i et møde via et mødelink/direkte invitation. Du bestemmer om de skal i en lobby for at blive lukket ind. Du har en række andre mulighed for at styre hvad dine deltager må – eks. om de må bruge mikrofon og video eller om de må dele deres skærm.

Du kan have op til 1000 personer i et møde – hvis der er flere end 1000 vil de kunne deltage, men ikke interagere med dig (https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/view-only-meeting-experience#experience-for-view-only-attendees).

Link (Teknisk) om møder: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/plan-meetings

Hvornår oprette et Webinar?

Webinarer er strukturerede møder, hvor oplægsholdere og deltagere har klare roller. En vigtig forskel mellem webinarer og Teams-møder er, at webinarer understøtter registrering af tilmeldinger. Du kan have op til 1000 deltagere i et webinar.

Du skal vælge at oprette et webinar, når du har brug for, at dine deltagerne registrerer sig og at det er oplæg fra få personer til mange andre. Samtidig skal du have brug for, at din deltagere kan interagere med dig – og de evt. har brug for at fremhæve den til samme status som oplægsholderne. Endelig kan du via registreringssiden skrive noget om dine oplægsholdere.

Selve webinaret vil foregå meget lig et almindeligt møde – men hvor du fra start har mulighed for at lukke for kamera og mikrofon for dine deltagere.

Link (Teknisk) om Webinar: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/plan-webinars

Link om Webinarer hos Microsoft for arrangører: https://support.microsoft.com/da-dk/office/introduktion-til-microsoft-teams-webinarer-42f3f874-22dc-4289-b53f-bbc1a69013e3

Hvornår oprette en Town hall (Dansk = Forsamling)?

Town Hall er generelt bedst til de situationer, hvor et begrænset antal oplægsholdere præsenterer for en stor gruppe deltagere (op til 10.000) og at der dermed ikke er brug for en direkte integration via chat – her bruges i stedet Q&A. Deltagerne er på uden kamera og mikrofon.

Der laves teknisk set en streaming af en Town Hall, hvilket betyder, at der er forsinkelse fra man siger noget, til det når deltagerne (ca. 20-30 sekunder). Det giver dog den mulighed, at en deltager kan pause et møde, når de ønsker det.

Du skal bruge en Town Hall når du har mange deltagere, som kun skal lytte/se med – og ikke selv interagere med dig (de kan dog bruge Q&A) – og du ønsker endvidere, at de kan pause mødet undervejs. Du får også en bedre kontrol over, hvad dine deltager ser på deres skærm, da du som opretter/præsentationsvært af Town Hall bestemmer, hvad der broadcastes til dine deltagere.

Link om Town Hall hos Microsoft for arrangører: https://support.microsoft.com/da-dk/office/kom-i-gang-med-forsamling-i-microsoft-teams-33baf0c6-0283-4c15-9617-3013e8d4804f

Link om Town Hall hos Microsoft for deltagerne: https://support.microsoft.com/da-dk/office/deltag-i-en-forsamling-i-microsoft-teams-75a8b352-92bd-46ec-846b-15bd4f070a0a

Link (Teknisk) om Town Hall: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/plan-town-halls

Overview fra Microsoft:

https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/meeting-webinar-town-hall-feature-comparison

https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/overview-meetings-webinars-town-halls

Tilbage til indholdsfortegnelsen.

Generelt om chat og opkald

Hvis du vil skrive, chatte eller ringe en kollega op, så se med her. Vi ser også hvordan du kan kalde ekstern parter op (hvis deres organisation har sat udstyret op til det).

Tilbage til indholdsfortegnelsen.

Opret Teams møde

For students in  english – Click here >>

Overordnet beskriver denne vejledning de trin der skal til, for at lave en videokonference gennem teams. Du kan lave møder fra 1-1000 deltagere.

  • Opret et Teams møde i din kalender
  • Send ud til dine deltagere (for studerende kan det være at oprette et  på Itslearning).
  • Afhold mødet

Opret et Teams-møde i din kalender

  1. Åben din Outlook-kalender (mail.dmjx.dk) (Du kan også oprette i din Outlook klient på din computer, hvis du ønsker dette).
  2. Gå ind i kalenderen
  3. Opret en kalenderbegivenhed på tidspunktet for mødet
  4. Husk at du vil oprette et Online Teams møde – så slå dette til.
  5. Inviter dine gæster (du kan invitere enkeltvis, via distributionslister eller blot dig selv, og efterfølgende lægge/sende et link ud til dine deltagere eks. til studerende på Itslearning).
  6. Gem/send din oprettede kalenderbegivenhed.

I denne video, kan du se, hvordan du gør. Vi viser også, hvordan man internt på DMJX kan lægge det på Itslearning til de studerende – men det kan du springe over, hvis du “blot” skal invitere personer via deres email):

Tilbage til indholdsfortegnelsen.

Når mødet afholdes – mødearrangør

  1. Gå ind i din kalender
  2. Gå ind i dit møde
  3. Klik på linket til mødet
    1. Du spørges nu sikkert om du vil bruge den indbygge Teams app – brug den, hvis du har den installeret (eller installer den og log ind med din DMJX mail hvis du er intern på DMJX). Du kan også åbne i en webbrowser. Vi anbefaler Chrome/Firefox, da man kan holde mødet direkte i browseren. Hvis andre browsere bruges, skal du installere Teams appen og logge på med din DMJX-konto.
  4. Afhold mødet
    1. Når dine deltagerne logger sig ind i mødet, kommer de automatisk ind, hvis du har inviteret dem direkte i din kalender. Hvis de ”blot” har fået et link, kommer de typisk ind i en lobby, hvor du skal godkende, at de logger ind.
  5. Du kan nu bruge de sædvanlige funktioner i Teams møder eks. deling af skærm, chat, optage osv.

Tilbage til indholdsfortegnelsen.

Når mødet afholdes – deltager

  1. Åben den kalenderinvitation du har fået eller åben det link du har fået tilsendt.
  2. Du spørges nu sikkert om du vil bruge den indbygge Teams app – brug den, hvis du har den installeret (eller installer den og log ind med din DMJX-mail hvis du er intern på DMJX – download den her >>). Du kan også åbne i en webbrowser. Vi anbefaler Google Chrome/Firefox, da man kan holde mødet direkte i browseren. Hvis andre browsere bruges, skal du installere Teams appen og logge på med din DMJX-konto
  3. Deltag i mødet.
    1. Hvis du er inviteret direkte i din kalender, kommer du sikkert direkte ind i mødet. Hvis du er inviteret via et link, kommer du sikkert i en lobby. Herfra lukkes du ind i mødet mødearrangøren.
  4. Afhold mødet. Du kan nu bruge de sædvanlige funktioner i Teams møder eks. deling af skærm, chat, optage osv.
  5. Husk at logge ind med din DMJX-mail, hvis du bliver spurgt om det.

I denne video, kan du se, hvordan du gør:

Tilbage til indholdsfortegnelsen.

Deling af skærm og lyd

Hvis du vil dele skærm og/eller lyd fra din computer, kan du se mere i nedenstående video

Tilbage til indholdsfortegnelsen.

Private Rum (Breakeout Rooms)

I Microsoft Teams kan du lave møderum undervejs i et møde. Det betyder, at du kan sende dine deltagere ud i små møderum, hvor de kan debattere forskellige emner – hvorefter du “trækker dem tilbage” til hovedmøderummet. Microsoft kalder dette “Private rum” – andre systemer bruger ordet “Breakeout Rooms”.

For at kunne bruge private rum, er der nogle meget få krav. De er:

  • Mødearrangøren skal bruge Teams via Klienten – deltagerne kan være med via klient, web eller telefon app.
  • Tjek endvidere om du har seneste version. (Indstillinger -> Søg efter opdateringer”)

Du er nu klar til at bruge Private Rum i Teams – se videoen nedenfor. Videoen er inddelt i kapitler – du kan starte fra begyndelsen eller bruge “de 3 linjer” i øverste venstre hjørne til at se alle kapitler i videoen.

Endvidere findes der Microsoft egne vejledninger til Private rum i Teams. Du kan finde dem på:

Indhold i videoen er:

  • Opret møde (0.00)
  • Gå ind i mødet (0:48)
  • Luk deltager fra lobbyen ind (01:15)
  • Start “Privat Rum” (01:40)
    • Tildel rum (02:10)
    • Omdøb rum. (02:13)
    • Tildel/flyt deltagerer mellem rum (02:36)
    • Andre indstillinger (03:04)
    • Start Privat Rum (03:29)
    • Deltag i et Privat Rum + muligheder i rum (04:08)
    • Send meddelelse alle Private Rum (05:58)
    • Kalde deltagerne tilbage (06:14)
    • Send ud i rum igen eller lav nye (06:47)
    • Afslut møde (07:19)
  • Filer og chat fra lukkede rum er i Chat – deltagerne kan få fat i dem efterfølgende (07:29)

Tilbage til indholdsfortegnelsen.

Private Rum (Breakeout Rooms) – Pre-assignment af deltagere

I nedenstående video, kan du se, hvordan du kan tilføje deltagere i et Teamsmøde til Private rum (Breakoutroom) på forhånd. Altså inden mødet begynder. Se nedenfor.

Tilbage til indholdsfortegnelsen.

Optage, transskribere og dele videooptagelser fra Teams

Når der optages fra et møde i Teams, gemmes optagelsen på nedenstående måde

HUSK at en optagelse automatisk slettes fra dit OneDrive efter 60 dage. Hvis optagelsen skal gemmes i længere tid, skal du kopiere den til en anden mappe/lægge på vores video-streamingtjeneste på video.dmjx.dk/Dine Videoer i Itslearning.

Optagelser fra et møde:

  • Gemmes i Onedrive i en mappe kaldet ”Optagelser” (DK) eller ”Recordings” (ENG).
  • Gemmes under den person, som har sat optagelsen i gang (og denne har dermed rettigheder til at slette optagelsen).
  • Alle i mødet får et link til optagelsen under “Chat” – helt automatisk. Dog skal man manuelt dele optagelsen, hvis personer udenfor DMJX skal have link til optagelsen. Du kan se hvordan – klik her >>

Optagelse fra en Video-chat (eks. direkte opkald mellem to/flere)

  • Samme som for ”Optagelse fra et møde”

Optagelse i et kanalmøde:

  • Gemmes i den kanal, mødet er afholdt i og gemmes i mappen ”Optagelser” (DK) eller ”Recordings” (ENG), som du finder under fanen ”Filer”.
  • Der vil automatisk bliver dannet et link til optagelsen i strømmen for kanalen.
  • Alle der har adgang til kanalen, kan se optagelserne.

Se en video om optagelser, transskribering og deling af videoptagelser herunder:

Tilbage til indholdsfortegnelsen.

Opret Teams webinar

Nedenfor er en video, der fortæller hele processen med at oprette, starter, styre og afrunde et webinar. Der er lavet kapitler i videoen (tryk på “de 3 streger” i øverste venstre hjørne). Du kan desuden se alle kapitler og indhold under videoen.

I videoen finder du på følgende steder:
  • 00:00: Indledning
  • 00:33: Opret Webinar
    •  00:33: Grundlæggende
    • 02:07: Roller i et webinar
    • 03:28: Indstillinger for webinar
    • 06:23: Biografi på præsentationsværterne
    • 07:18: Tema/udseende for webinaret
    • 08:52: Indstil antal deltagere, periode for tilmelding og registreringsmuligheder.
    • 10:52: E-mailskabeloner til deltagerne.
    • 11:56: Publicer dit webinar
  • 12:38: Sådan tilmelder du dig et webinar
  •  13:42: Modtaget mail af en deltager
  • 14:43: Sådan ser det ud for den eksterne præsentationsvært
  • 16:05: Start webinar som organisator
  • 16:53: Start webinar som præsentationsvært som er inviteret via link
  • 17:55: Start webinar via møde ID og kode – og opgrader til præsentationsvært.
  • 19:49: Organiser – godkend en anonym bruger op opgrader til præsentationsvært.
  • 20:56: Sådan kommer en deltager ind i mødet.
  • 22:03: Start webinar som organisator.
  • 22:35: Muligheder i selve webinaret
    •  22:56: Q&A funktionen
    •  25:49: Undertekster
  • 26:17: Afslut dit webinar
  • 26:50: Efterbehandling af dit webinar
    • 27:15: Registreringer af deltageraktivitet
    • 28:36: Publicer en optagelse til deltagerne.
  • 30:45: Afrunding af denne optagelse.

Tilbage til indholdsfortegnelsen.

Opret Teams Town Hall (DK: Forsamling)

I nedenstående video kan du se, hvordan du kan oprette, afholde og efterbehandle en Townhall/Forsamling i Microsoft Teams.

Videoen er delt ind i kapitler – du finder kapitlerne i øverste venstre hjørne på “de 3 streger”.

I videoen finder du på følgende:

  • 00:07 – Intro til Townhall
  • 00:29 – Opret en Townhall
    • 02:36 – Indstillinger af en Townhall
    • 05:10 – Temaer og e-mails
    • 06:03 – Offentliggør din Townhall
    • 06:31 – Join link til deltagerne
  • 07:34 – Deltag i mødet som organiser/presenter
    • 08:00 – Deltag i mødet som deltager
    • 08:45 – Start mødet og vælg hvad der skal vises til deltagerne
    • 09:36 – Deltager – dette ser du
    • 11:07 – Organiser – dette kan du stille på (eks. Q&A)
    • 13:05 – Afslut mødet
  • 14:14 – Efterbehandling af mødet

Tilbage til indholdsfortegnelsen.

Teams – Generelt om programmet (DK, Stud, Ansat)

Views: 5053

Velkommen til brugen af programmet Teams på DMJX.

Teams er et stort program, som indeholder mange funktioner. Vi tænker det som en platform med mange forskellige funktioner. Derfor vil du på denne side også kun finde vejledning til, hvordan du installerer programmet samt logger ind. Alle andre vejledninger finder du ved hjælp af nedenstående temaer.

Go’ fornøjelse med Teams

Teams – Online møder Teams – Projektværktøj med kanaler og filer. Teams – Fysiske Videokonferencerum

Installér teams

Hvis du ikke har Teams Klienten på din computer – og ikke ønsker at køre den i browseren Google Chrome eller Microsft Edge – kan du hente den – Klik her >>

Du logger ind med dit din DMJX mailadresse, som har formen brugernavn@dmjx.dk (eks. 1PWR@dmjx.dk). Koden er den samme som til eks. Itslearning og din mail.

Hvad er Microsoft Teams? Grundlæggende intro.

Her får du en grundlæggende introduktion til Teams. Hvis du ikke har brugt programmet før – så se endelig denne. Vi kommer bl.a. forbi: logge ind, team, kanaler, faner, søg samt personlige indstillinger.

Tilbage til indholdsfortegnelsen.

Personlige indstillinger i Teams

I nedenstående video kan du se, hvordan du kan lave dine helt egene personlige indstillinger i Teams. Det handler generelt om, hvordan du vil lave layout i teams samt hvordan du vil modtage notifikationer, når der sker nyt.

Tilbage til indholdsfortegnelsen.

Mediajungle.dk

Views: 880

Mediajungle.dk

Mediajungle er skolens platform til at lave online webartikler. Det er underviserne på de enkelte uddannelser, som kan hjælp med at bruge systemet. Men hvis du ikke kan logge på, kan du lave en supportsag til IT-afdelingen på mailadressen helpdesk@dmjx.dk

På Journalistuddannelsen har de lavet nedenstående introduktionsvideo, hvor du kan se lidt om, hvordan man kan bruge Mediajungle.dk

 

Parallelundervisning med EagleEye Cube

Views: 193

Parallelundervisning med EagleEye Cube

Webcam med mikrofon

Kameraet bruges til streaming, hvor nogle deltagere er i lokalet mens andre er hjemme og deltager online. Det følger dig i lokalet indenfor en vinkel på 120 grader, og du behøver ikke bruge mikrofon, da den er indbygget i kameraet. Kameraet bruges i fx undervisningslokale, auditorium eller mødelokale, og kan kombineres med Teams.

Reservation og udlån

Du kan låne EagleEye Cube hos IT i København eller hos Hans/IT i Aarhus.

Tilslutning af kamera

  • Skru kameraet på stativet. Slå evt. linsens dæksel fra på kameraets underside.
  • Tilslut USB-kablet fra kameraet til din computer.
  • Åbn mødet du ønsker at streame gennem (sikkert Teams)
  • Sikr dig under programmets indstillinger (se herunder) at EagleEye USB bruges som kamera og placer kameraet et hensigtsmæssigt sted foran oplægsholder og det, der ønskes streamet (fx ved tavle eller skærm bagved). Jo tættere oplægsholder er på kameraet, jo bedre er lyden hos online-deltagerne.
  • Vil du høre lyd fra onlinedeltagerne, så brug lokalets højtalere som du plejer, når du afspiller fra din computer.

Hvis ikke platformen automatisk har registreret kameraet som mikrofon og kamera, kan du selv gøre det under programmernes indstillinger:

Teams indstillinger

  • Vælg de 3 prikker og herefter Lydindstillinger
  • Vælg EagleEye Cube USB som mikrofon og kamera.

AV-udfordringer

Views: 8257

AV-udfordringer

I denne FAQ artikel ser vi på nogle af de AV udfordringer, der kan være, når du kobler din computer til skolens udstyr.

Du kan se videoen nedenfor – eller navigere til den skrevne tekst om AV-udfordringerne.

Indholdsfortegnelse

Har du ikke billede på?

Har du billede på skærmen – men forskel på din computer og skærmen/projektoren?

Jeg har billede – men ingen lyd.

Har du ikke billede på?

  • Er projektoren tændt? Se på panelet på væggen eller indgang gange på en interaktiv skærm. Panelerne skal stå på HDMI og den interaktive tavle skal stå på “HDMI 1”. Husk at evt. tænde de interaktive skærme (højre nederste hjørne – under skærmen).
  • Prøv at tage stikke ud – vent 5 sekunder – sæt det i igen.
  • Prøv med et andet stik, hvis du har et.
  • Genstart maskinen (med stikket i)

Har du billede på skærmen – men forskel på din computer og skærmen/projektoren?

  • På en Windows PC trykker du på Windows+P – herefter kan du vælge hvor du vil dele din skærm (dubleret, udvidet osv.)

 

  • På en Mac (med styresystem Ventura (version 13.x)) indstiller du under systemindstillinger (øverste højre hjørne med æbleikonet og herefter “Systemindstillinger” -> Skærm. Når du har tilsluttet en ekstra skærm/projektor vil du kunne se nedenstående
    • Vælg den skærm du vil lave ændringer på ved at klikke på den (1)
    • Du kan nu vælge, hvad din skærm “er”. Hovedskærm, Udvidet skærm eller en dublering af indbygget skærm (2)
    • Du har også mulighed for at indstille på skærmopløsningen (3).
      • Hvis det er en Mac ser det ud som nedenstående.
      • Hvis det er en ekstern skræm, vil den skrive opløsningen i pixels (eks. 1980 x x1200)
    • Når du er færdig, kan du lukke vinduet med skærmindstillinger

Jeg har billede – men ingen lyd.

Vi bruger kun HDMI udgangen – det vil sige, at lyden kører over kablet til projektoren/monitoren. Dermed kan du stille lyden forskellige steder:

  • Interaktive tavler: På skærmen ved at trække op fra bunden
  • Projektorer: På panelet, hvor du også tænder projektoren.
  • Grupperum med monitorer: Ingen steder på skærmen – der er en standard stillet.

For alle gælder det, at:

  • Lyden skal være tændt på din computer, og du skal sende lyd ud gennem HDMI. Det gør du under systemindstillinger (øverste højre hjørne med æbleikonet og herefter “Systemindstillinger” -> Lyd.
  • Her skal du vælge fanen ”Lyd ud” (1).
  • Når det skal ud i højtalerne på skærmen/projektoren skal den typisk stå på DisplayPort (2) eller HDMI (i hvert fald ikke indbygget)
  • Desuden skal du se, om du har skruet op for lyden på din computer (3) samt evt. på mediet i din browser.

Maillister (DK, Ansat)

Views: 25151

Maillister

På DMJX oprettes maillister automatisk for en række hold og persongrupper. Dette sker gennem systemet bag alle brugeroplysninger – MetaDir.

Generelt gælder, at man kun kan sende til disse maillister fra en @dmjx.dk adresse.

Nedenfor kan du læse om principperne bag oprettelse af maillister samt se eksempler derpå. I videoen (andensidste punkt i indholdsfortegnelsen) kan du få en mundtlig gennemgang af principperne i mailgenerering)

Indholdsfortegnelse

Overordnede maillister

Maillister for hold

Maillister for afdelinger

Skabelon for automatiske maillister

Manuelt oprettede lister

DMJX ”Organisationsdiagram for IT-systemer”

Video samt PowerPoint om hvordan lister oprettes

Generelt om at sende mail ud til mange personer

Overordnede maillister

Denne række af maillister er overordnet for DMJX og indeholder rigtig mange personer. Derfor skal man være varsom med at bruge dem, da det ellers kan betragtes som SPAM.

Det er kun brugere på DMJX, der kan sende til disse maillister.

Og når vi taler om “Eksterne” er det eksterne personer, som er ansat på DMJX og som har en @dmjx.dk mail. Vi har IKKE lister med private mailadresser – vi har KUN mailadresser, som ender på @dmjx.dk

 

Navn på liste Kommentar
Medarbejder alle I DMJX (gG1@dmjx.dk) Alle fastansatte medarbejdere på DMJX
Studerende alle i DMJX (gG9@dmjx.dk) Alle studerende (eks. kursister) på DMJX
Studerende og kursister alle i DMJX (gG4490@dmjx.dk) Alle studerende (incl. kursister) på DMJX
TAP medarbejder alle i DMJX (gG2@dmjx.dk) Alle fastansatte TAP-medarbejdere på DMJX
Underviser alle i DMJX (gG5@dmjx.dk) Alle fastansatte undervisere
Chef alle i DMJX (gG6@dmjx.dk) Alle chefer på DMJX
Ekstern alle i DMJX (gG3@dmjx.dk) Alle Eksterne på DMJX
Ekstern underviser alle i DMJX (gG4@dmjx.dk) Alle Eksterne undervisere på DMJX
Vikar/stud. medhjælp alle i DMJX (gG7@dmjx.dk) Alle studentermedhjælpere på DMJX
Campus København medarbejder alle (gG932@dmjx.dk) Alle fastansatte medarbejdere tilknyttet København
Campus Aarhus medarbejder alle (gG3523@dmjx.dk) Alle fastansatte medarbejdere tilknyttet Aarhus
Campus København underviser alle (gG933@dmjx.dk) Alle fastansatte undervisere i København
Campus Aarhus underviser alle (gG3524@dmjx.dk) Alle fastansatte undervisere i Aarhus
Campus København TAP medarbejder alle (gG1066@dmjx.dk) Alle fastansatte TAP-medarbejdere i København
Campus Aarhus TAP medarbejder alle (gG3575@dmjx.dk) Alle fastansatte TAP-medarbejdere i Aarhus
Campus København studerende alle (gG639@dmjx.dk) Alle studerende i København
Campus Aarhus studerende alle (gG3515@dmjx.dk) Alle studerende i Aarhus

Overordnet er det sådan, at alle medarbejdere kun er tilknyttet ét campus – nemlig det campus, hvorpå man er ansat jf. sin kontrakt.

Hvis man har brug for at være tilknyttet flere campus kan man det. Sender blot en mail til IT-afdelingen på helpdesk@dmjx.dk

Maillister for hold

For alle hold, som er oprettet i SIS (det det studieadministrative system), og dermed hold, som findes i Itslearning, bliver der oprettet maillister.  Der dannes op til 3 lister for hvert hold:

  • En med alle studerende
  • En med alle medarbejdere
  • En med alle eksterne medarbejdere

Navne på holdene er det navn, du ser i Itslearning (rummets navn). Så her kommer et eksempel:

Holdet hedder: ”JM3 Radio/podcast – F21 (20021013503)”, hvilket resulterer i disse 3 lister:

  • JM3 Radio/podcast – F21 (20021013503) Studerende og Kursister (hold)
  • JM3 Radio/podcast – F21 (20021013503) Medarbejder (hold)
  • JM3 Radio/podcast – F21 (20021013503) Ekstern (hold)

I nogle tilfælde vil ikke alle 3 lister blive dannet. Listerne bliver først dannet, hvis der er personer, der kan tilknyttes listen. Dermed vil man mange gange se, at der ikke er oprettet den til Eksterne, da der kun er studerende og fastansatte medarbejdere tilknyttet holdet.

Maillister for afdelinger

Med en afdeling tænkes her på eks. en uddannelse, en administrativ afdeling osv. Ligesom for alle de lister, der dannes for hold, dannes der op til følgende 5 for hver afdeling:

  • En med alle studerende
  • En med alle undervisere
  • En med alle medarbejdere
  • En med alle eksterne medarbejdere (bruges pt. ikke)
  • En med alle eksterne undervisere (bruges pt. ikke)

Et eksempel kan være Journalistuddannelsen.

Navn på listen Bemærkning
Journalistuddannelsen Studerende alle Alle studerende, som har et hold, der er placeret under Journalistuddannelsen
Journalistuddannelsen Underviser alle Alle fastansatte undervisere på journalistuddannelsen
Journalistuddannelsen Medarbejder alle Alle fastansatte medarbejdere på journalistuddannelsen – altså både undervisere og TAP medarbejdere.
Journalistuddannelsen Ekstern alle Alle eksterne medarbejdere på journalistuddannelsen
Journalistuddannelsen Ekstern Underviser alle Alle eksterne undervisere på journalistuddannelsen

Skabelon for automatiske maillister

Nedenstående er for dem, som ønsker et dybere indblik i processen omkring generering af maillister.

Den automatiske oprettelse af lister foregår ud fra en skabelon. Det er en kompliceret proces, men helt grundlæggende bruges data fra de studieadministrative systemer, som beriges (af HR-afdelingen). Herefter kører en proces, som i sidste ende genererer data til mange systemer – herunder maillister.

Nedenfor forklares, hvordan processen foregår – samt hvilke skabeloner, der bliver brugt.

Først bruges en række oplysninger om personen:

Ovenstående ord uddybes i nedenstående med eksempler på, hvilke data et begreb dækker over.

Disse data kan sættes sammen på mange måder. Vi bruger nedenstående skabeloner, til at lave lister:

Konkrete eksempler på en lister kunne være nedenstående:

Hvis du ønsker at vide mere om dette, anbefaler vi, at du ser den videoen herom, som du også finder på denne FAQ-side.

Manuelt oprettede lister

Ud over alle de automatisk genererede lister, finder er en række manulet oprettede lister:

  • Funktionspostkasser: Eks. info@dmjx.dk – altså en funktion som har fået sin egen postkasser, hvorfor udvalgte personer kan læse og sende mail fra.
  • Distributionslister: En helt speciel liste, som videresender mail til personerne på listen. Disse lister er lavet efter et specifikt ønske, og denne person er ”ejer” af listen.

DMJX ”Organisationsdiagram for IT-systemer”

For at kunne lave alle vores maillister, bruger vi et ”organisationsdiagram for IT-systermer”. I dette diagram, kan man se, hvilke organisationspunkter der findes på DMJX. Det er disse organisationspunkter, som danner grundlag for, hvilke lister man tilknyttes. Du kan se det nuværende ”organisationsdiagram for IT-systemer” – Klik her >>

Video samt PowerPoint om hvordan lister oprettes

Du kan downloade den PowerPoint, der er brugt som udgangspunkt i nedenstående video – Klik her >>

Generelt om at sende mail ud til mange personer

Og husk (helt generelt) to ting, hvis du sender fra Outlook:

  • Hvis du sender til en stor gruppe, vil det i mange tilfælde være smart at bruge Bcc i sin mail, da modtagerne så ikke kan se hinanden og dermed ikke komme til at lave ”Svar til alle” (alternativt kan man bruge ”Svar” frem for ”Svar alle”)
  • At du kan se alle medlemmerne af en mailgruppe, efter du har fundet den i Outlook. Det gør du ved at klikke på det lille plustegn ud for listen. Dermed udvides den med alle navnene på listens medlemmer.

Generelt kan du se mere om Outlook for Windows her >> og for Outlook for Mac her >>

 

 

Itslearning – DMJX learning platform (Eng, Student)

Views: 3283

Itslearning – DMJX learning platform

At DMJX, we use Itslearning as our learning platform (LMS). All guidelines and videos on using Itslearning are directly on Itslearning under the Help top menu.

However, you can find it the very basic introductory video below.

Itslearning basic intro – Click here >>

 

Link to Itslearning at DMJX: itslearning.dmjx.dk