Home Knowledgebase Mail Maillister (DK, Ansat)

Hits: 3062

Maillister

På DMJX oprettes maillister automatisk for en række hold og persongrupper. Dette sker gennem systemet bag alle brugeroplysninger – MetaDir.

Generelt gælder, at man kun kan sende til disse msillister fra en @dmjx.dk adresse.

Nedenfor kan du læse om principperne bag oprettelse af maillister samt se eksempler derpå. I videoen (andensidste punkt i indholdsfortegnelsen) kan du få en mundtlig gennemgang af principperne i mailgenerering)

Indholdsfortegnelse

Overordnede maillister

Maillister for hold

Maillister for afdelinger

Skabelon for automatiske maillister

Manuelt oprettede lister

DMJX ”Organisationsdiagram for IT-systemer”

Video samt PowerPoint om hvordan lister oprettes

Generelt om at sende mail ud til mange personer

Overordnede maillister

Denne række af maillister er overordnet for DMJX og indeholder rigtig mange personer. Derfor skal man være varsom med at bruge dem, da det ellers kan betragtes som SPAM.

Listen nedenfor viser også, hvad listen var kaldt før vi giv over til at bruge MetaDir som generator for maillister.

Det er kun brugere på DMJX, der kan sende til disse maillister.

Ny liste Gammel liste ER nedlagt Kommentar
Medarbejder alle I DMJX (gG1@dmjx.dk) DMJXAlle Alle fastansatte medarbejdere på DMJX
Studerende alle i DMJX (gG9@dmjx.dk) Alle studerende (incl. kursister) på DMJX
TAP medarbejder alle i DMJX (gG2@dmjx.dk) Alle fastansatte TAP-medarbejdere på DMJX
Underviser alle i DMJX (gG5@dmjx.dk) Alle fastansatte undervisere
Chef alle i DMJX (gG6@dmjx.dk) Alle chefer på DMJX
Ekstern alle i DMJX (gG3@dmjx.dk) Alle Eksterne på DMJX (bruges pt. ikke)
Ekstern underviser alle i DMJX (gG4@dmjx.dk) Alle Eksterne undervisere på DMJX (bruges pt. ikke)
Vikar/stud. medhjælp alle i DMJX (gG7@dmjx.dk) Alle studentermedhjælpere på DMJX
Campus København medarbejder alle DMJXØst Alle fastansatte medarbejdere tilknyttet København
Campus Aarhus medarbejder alle DMJXVest Alle fastansatte medarbejdere tilknyttet Aarhus
Campus København underviser alle UnderviserØst Alle fastansatte undervisere i København
Campus Aarhus underviser alle UnderviserVest Alle fastansatte undervisere i Aarhus
Campus København TAP medarbejder alle Alle fastansatte TAP-medarbejdere i København
Campus Aarhus TAP medarbejder alle Alle fastansatte TAP-medarbejdere i Aarhus

Overordnet er det sådan, at alle medarbejdere kun er tilknyttet ét campus – nemlig det campus, hvorpå man er ansat jf. sin kontrakt.

Hvis man har brug for at være tilknyttet flere campus kan man det. Man skriver blot en ticket til IT på helpdesk.dmjx.dk.

Maillister for hold

For alle hold, som er oprettet i SIS (det det studieadministrative system), og dermed hold, som findes i Itslearning, bliver der oprettet maillister.  Der dannes op til 3 lister for hvert hold:

  • En med alle studerende
  • En med alle medarbejdere
  • En med alle eksterne medarbejdere (bruges pt. ikke)

Navne på holdene er det navn, du ser i Itslearning (rummets navn). Så her kommer et eksempel:

Holdet hedder: ”JM3-1 Skrift og TV – F20 (19021013504)”, hvilket resulterer i disse 3 lister:

  • JM3-1 Skrift og TV – F20 (19021013504) Studerende (hold)
  • JM3-1 Skrift og TV – F20 (19021013504) Medarbejder (hold)
  • JM3-1 Skrift og TV – F20 (19021013504) Ekstern (hold) (bruges pt. ikke)

I nogle tilfælde vil ikke alle 3 lister blive dannet. Listerne bliver først dannet, hvis der er personer, der kan tilknyttes listen. Dermed vil man mange gange se, at der ikke er oprettet den til Eksterne, da der kun er studerende og fastansatte medarbejdere tilknyttet holdet.

Maillister for afdelinger

Med en afdeling tænkes her på eks. en uddannelse, en administrativ afdeling osv. Ligesom for alle de lister, der dannes for hold, dannes der op til følgende 5 for hver afdeling:

  • En med alle studerende
  • En med alle undervisere
  • En med alle medarbejdere
  • En med alle eksterne medarbejdere (bruges pt. ikke)
  • En med alle eksterne undervisere (bruges pt. ikke)

Et eksempel kan være Journalistuddannelsen.

Navn på listen Bemærkning
Journalistuddannelsen Studerende alle Alle studerende, som har et hold, der er placeret under Journalistuddannelsen
Journalistuddannelsen Underviser alle Alle fastansatte undervisere på journalistuddannelsen
Journalistuddannelsen Medarbejder alle Alle fastansatte medarbejdere på journalistuddannelsen – altså både undervisere, TAP og Eksterne
Journalistuddannelsen Ekstern alle Alle eksterne medarbejdere på journalistuddannelsen (bruges pt. ikke)
Journalistuddannelsen Ekstern Underviser alle Alle eksterne undervisere på journalistuddannelsen (bruges pt. ikke)

Skabelon for automatiske maillister

Nedenstående er for dem, som ønsker et dybere indblik i processen omkring generering af maillister.

Den automatiske oprettelse af lister foregår ud fra en skabelon. Det er en kompliceret proces, men helt grundlæggende bruges data fra de studieadministrative systemer, som beriges (af HR-afdelingen). Herefter kører en proces, som i sidste ende genererer data til mange systemer – herunder maillister.

Nedenfor forklares, hvordan processen foregår – samt hvilke skabeloner, der bliver brugt.

Først bruges en række oplysninger om personen:

Ovenstående ord uddybes i nedenstående med eksempler på, hvilke data et begreb dækker over.

Disse data kan sættes sammen på mange måder. Vi bruger nedenstående skabeloner, til at lave lister:

Konkrete eksempler på en lister kunne være nedenstående:

Hvis du ønsker at vide mere om dette, anbefaler vi, at du ser den videoen herom, som du også finder på denne FAQ-side.

Manuelt oprettede lister

Ud over alle de automatisk genererede lister, finder er en række manulet oprettede lister:

  • Funktionspostkasser: Eks. info@dmjx.dk – altså en funktion som har fået sin egen postkasser, hvorfor udvalgte personer kan læse og sende mail fra.
  • Distributionslister: En helt speciel liste, som videresender mail til personerne på listen. Disse lister er lavet efter et specifikt ønske, og denne person er ”ejer” af listen.

DMJX ”Organisationsdiagram for IT-systemer”

For at kunne lave alle vores maillister, bruger vi et ”organisationsdiagram for IT-systermer”. I dette diagram, kan man se, hvilke organisationspunkter der findes på DMJX. Det er disse organisationspunkter, som danner grundlag for, hvilke lister man tilknyttes. Du kan se det nuværende ”organisationsdiagram for IT-systermer” – Klik her >>

Video samt PowerPoint om hvordan lister oprettes

Du kan downloade den PowerPoint, der er brugt som udgangspunkt i nedenstående video – Klik her >>

Generelt om at sende mail ud til mange personer

Og husk (helt generelt) to ting, hvis du sender fra Outlook:

  • Hvis du sender til en stor gruppe, vil det i mange tilfælde være smart at bruge Bcc i sin mail, da modtagerne så ikke kan se hinanden og dermed ikke komme til at lave ”Svar til alle” (alternativt kan man bruge ”Svar” frem for ”Svar alle”)
  • At du kan se alle medlemmerne af en mailgruppe, efter du har fundet den i Outlook. Det gør du ved at klikke på det lille plustegn ud for listen. Dermed udvides den med alle navnene på listens medlemmer.

Generelt kan du se mere om Outlook for Windows her >> og for Outlook for Mac her >>